Interne controle gemeente, intern controlesysteem, organisatiebeheersing
Intern controle systeem (ICS)
Het gemeentedecreet en het OCMW-decreet vormen de basis voor een belangrijke vooruitgang op beleidsvlak. Beide decreten reiken diverse managementinstrumenten aan om een organisatie beter te kunnen beheersen
Vanuit onze visie vormt het intern controlesysteem hierin een sleutelpositie. Het intern controlesysteem moet er namelijk voor zorgen dat de gemeente of het OCMW haar organisatie beheerst en haar doelstellingen bereikt.
Het intern controlesysteem verankert de diverse elementen van het decreet. Het zorgt er voor dat de risico’s in uw organisatie in kaart gebracht worden en op een efficiënte wijze beheerd worden.
Definitie
Het intern controlesysteem zorgt ervoor dat de gemeente of het OCMW de risico’s binnen zijn organisatie kan beheersen en dat de organisatie verder kan evolueren en groeien in efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit, door de vooropgestelde kwaliteitsnormen te behalen, de risico’s te minimaliseren, en de performantie te verbeteren waar ze nog niet behaald wordt.
Methode van interne controle
Het intern controlesysteem omvat een aantal maatregelen, die van belang zijn om de organisatie te ‘beheersen’. Voor de opbouw ervan starten we vanuit het COSO-raamwerk. Het COSO-model maakt het mogelijk om het geheel minder ‘abstract’ en meer pragmatisch en concreet uit te bouwen.
In onze aanpak baseren we ons op de 5 pijlers van het COSO-model.
Kenmerken van ICS
Een degelijk intern controlesysteem zorgt voor:
- Efficiëntieverhoging van de eigen werking: Overbodige taken zullen verdwijnen, de snelheid zal verhogen. De takenafbakening wordt duidelijk omschreven: “wie doet wat?”. De personeelsbehoeften zullen op een correcte manier ingeschat kunnen worden.
- Kwaliteitsverhoging: Fouten en ‘bugs’ worden vastgesteld en verwijderd. Standaarden worden bepaald. De werking zal op een uniforme, gestandaardiseerde wijze gebeuren door de hele organisatie heen.
- Transparantie: De continuïteit van de werking van diensten wordt gegarandeerd. ‘Kennis is macht’ is in vele organisaties een vaak gehoord probleem. Door alle afspraken, verantwoor-delijkheden en processen te documenteren kan hieraan verholpen worden.
- Het bereiken van de doelstellingen van de organisatie
- Het naleven van de wetgeving
- De beschikbaarheid van correcte financiële en beheers-informatie
- De bescherming van de activa en de voorkoming van fraude
Aanpak van interne controle
We pakken de opmaak van het intern controlesysteem heel praktisch aan:
- Organisatiehandboek (controle omgeving): we maken samen met u het ‘organisatiehandboek’ op. Het handboek omvat de basishoekstenen van een organisatie nl. de strategie (missie, visie, waarden), de structuur (organogram) en de cultuur (deontologische code en afsprakennota).
- Risico-analyse: Wij ver-trekken vanuit een jaarlijkse risico-analyse, waaruit de verbeterpunten worden bepaald om de organisatie op een hoger niveau te brengen. De risicoanalyse wijst op een aantal inefficiënties binnen de organisatie, die niet uitsluitend door processen, maar ook door praktische verbeteracties kunnen weggewerkt worden.
- Verbeterprojecten: Op basis van de risico-analyse worden verbeterprojecten opgestart.
- Jaarrapport: Jaarlijks moet de secretaris over het intern controlesysteem rapporteren aan de raad. Dit rapport wordt opgemaakt aan de hand van de verbeterprojecten. In het rapport worden de verbeteringen toegelicht, die in het afgelopen jaar werden gerealiseerd en worden de projecten voorgesteld die het volgende jaar gepland staan
Enkele voorbeelden van geslaagde projecten de voorbije 5 jaar
Beersel, Bekkevoort, Bertem, Drogenbos, Galmaarden, Glabbeek, Haaltert, Herne, Hoeilaart, Houthulst, Huldenberg, Kampenhout, Kortenaken, Linkebeek, Londerzeel, Menen, Oud-Heverlee St-Genesius-Rode, Tienen, Wielsbeke, Zonhoven