Intern controle systeem (ICS)

Lokale besturen worden ook de komende jaren verder gestimuleerd om hun werking verder te optimaliseren en te professionaliseren. Het BBC-avontuur is voor veel besturen nog maar net verteerd of een volgende uitdaging loert al om de hoek: de voorbereiding op de werkzaamheden van externe audit vanuit Vlaanderen. Bekijk daarom hier het antwoord op drie frequent gestelde vragen door openbare besturen i.k.v. externe audit Vlaanderen.

CC Consult heeft sinds de invoering van het gemeente-, OCMW- en provinciedecreet verschillende besturen als partner ondersteund bij de uitbouw van het intern controlesysteem. Onze organisatieadviseurs kunnen uw bestuur, vanuit een pragmatische en deskundige aanpak, begeleiden bij de verbetering van het organisatiebeheersingssysteem. Onze aanpak gaat veel verder dan het louter opmaken en bijsturen van processen en procedures, maar leidt tot concrete verbeteracties en beheersmaatregelen die een directe meerwaarde bieden voor uw organisatie. Als partner van lokale besturen hebben wij bovendien het voorbije jaar de eer gehad een bijdrage te kunnen leveren aan de ‘leidraad organisatiebeheersing’.

Definitie

Het intern controlesysteem zorgt ervoor dat de gemeente of het OCMW de risico’s binnen de organisatie kan beheersen en dat de organisatie verder kan evolueren en groeien in efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit, door de vooropgestelde kwaliteitsnormen te behalen, de risico’s te minimaliseren, en de performantie te verbeteren waar ze nog niet behaald wordt.

Uitgangspunt is dat interne controle niet uitsluitend een verhaal voor de secretaris of het managementteam is, maar een proces is van iedereen.

Methode van interne controle

Het intern controlesysteem omvat een aantal maatregelen, die van belang zijn om de organisatie te ‘beheersen’. Voor de opbouw ervan starten we vanuit het COSO-raamwerk. Het COSO-model maakt het mogelijk om het geheel minder ‘abstract’ en meer pragmatisch en concreet uit te bouwen.

In onze aanpak baseren we ons op de 5 pijlers van het COSO-model.

ScreenHunter_06 Sep. 19 17.57

De eerste stap van onze begeleiding bestaat er dan ook in het algemeen kader voor interne controle vast te leggen.

Kenmerken van ICS

Een degelijk intern controlesysteem zorgt voor:

  • Efficiëntieverhoging van de eigen werking: Overbodige taken zullen verdwijnen, de snelheid zal verhogen. De takenafbakening wordt duidelijk omschreven: “wie doet wat?”. De personeelsbehoeften zullen op een correcte manier ingeschat kunnen worden.
  • Kwaliteitsverhoging: Fouten en ‘bugs’ worden vastgesteld en verwijderd. Standaarden worden bepaald. De werking zal op een uniforme, gestandaardiseerde wijze gebeuren door de hele organisatie heen.
  • Transparantie: De continuïteit van de werking van diensten wordt gegarandeerd. ‘Kennis is macht’ is in vele organisaties een vaak gehoord probleem. Door alle afspraken, verantwoor-delijkheden en processen te documenteren kan hieraan verholpen worden.
  • Het bereiken van de doelstellingen van de organisatie
  • Het naleven van de wetgeving
  • De beschikbaarheid van correcte financiële en beheers-informatie
  • De bescherming van de activa en de voorkoming van fraude

Aanpak van interne controle

We pakken de opmaak van het intern controlesysteem heel praktisch aan:

  • Organisatiehandboek (controle omgeving): we maken samen met u het ‘organisatiehandboek’ op. Het handboek omvat de basishoekstenen van een organisatie nl. de strategie (omgevingsanalyse, missie, visie, beleidsplan), de structuur (organogram en functiebeschrijvingen) en de cultuur (deontologische code en afsprakennota). Ook andere documenten zoals het klachtenreglement worden in dit handboek opgenomen.
  • Zelfevaluatie: Wij vertrekken vanuit een 3-jaarlijkse zelfevaluatie, waaruit de verbeterpunten worden bepaald om de organisatie op een hoger niveau te brengen. De zelfevaluatie wijst op een aantal verbeter- en aandachtspunten binnen de organisatie, die niet uitsluitend door processen, maar ook door praktische verbeteracties kunnen weggewerkt worden.
  • Verbeterprojecten: Op basis van de zelfevaluatie worden verbeterprojecten opgestart.
  • Jaarrapport: Jaarlijks moet de secretaris over het intern controlesysteem rapporteren aan de raad. Dit rapport wordt opgemaakt aan de hand van de verbeterprojecten. In het rapport worden de verbeteringen toegelicht, die in het afgelopen jaar werden gerealiseerd en worden de projecten voorgesteld die het volgende jaar gepland staan

Toetsing aan de leidraad organisatiebeheersing

Audit Vlaanderen heeft met de leidraad een vergelijkbaar organisatie-evaluatiesysteem als het acht bouwstenenmodel dat door ons werd uitgewerkt. Wij hebben de leidraad grondig doorgenomen en naast ons model geplaatst. Alle aspecten komen in beide systemen terug naar voor. Audit Vlaanderen heeft geopteerd om het bestaande systeem dat gebruikt werd binnen de Vlaamse Gemeenschap, aan te passen aan de noden van lokale besturen. Als CC Consult hebben we ook de eer gehad om ons steentje te mogen bijdragen aan de leidraad, zo werd de bouwsteen “HRM” door ons getoetst en diverse verbetervoorstellen werden in de definitieve versie van de leidraad opgenomen.
Ons acht bouwstenenmodel wordt intussen reeds meerdere jaren door verschillende lokale besturen gebruikt en heeft zijn praktische bruikbaarheid aangetoond. Daar waar de leidraad erg in detail gaat en mogelijk zeer goed is voor een eenmalige audit, menen wij dat een intern controlesysteem iets praktischer werkbaar moet zijn. Het acht bouwstenenmodel is dan ook meer een evolutief model dat de mogelijkheid biedt om de organisatie steeds beter te beheersen en de kwaliteit ervan te verbeteren.

CC NET als projectplatform

Om het organisatiebeheerssysteem tot een bruikbaar instrument te maken beschikt CC Consult over een gepersonaliseerd intranet: “CC Net”. Dat biedt de mogelijkheid om het volledige organisatiehandboek digitaal te beheren, te publiceren en up-to-date te houden. Dit kan ook heel gemakkelijk door de gebruikers worden geconsulteerd. Deze website kan eventueel ook uitgebreid worden en als “intranet” door de organisatie worden gebruikt. De “interne website” wordt beveiligd met een paswoord, waarbij gebruikers enkel kunnen raadplegen en bevoegde beheerderswijzigingen kunnen uitvoeren.

CC Net vormt bijgevolg een geschikt platform om alle documenten ter beschikking te stellen waarop de externe audit zich baseert bij het onderzoeken van de mate van organisatiebeheersing. We noemen CC Net dan ook graag het digitaal organisatiehandboek.
Indien gewenst staat CC Consult ook in voor het opslaan van de documenten waarover CC Consult niet beschikt. Deze worden in dat geval door de klant aan CC Consult bezorgd, die ze dan online aanpast op het intranet. Na een korte opleiding kan de gemeente hier ook zelf voor instaan.

Voor wat het procesgedeelte (uittekenen, opmaak en beheer) betreft, gebruikt CC Consult de MAVIM Rules –software. Ook deze processen zijn op basis van de software consulteerbaar via CC Net. Indien het bestuur opteert voor een eigen softwaresysteem binnen het eigen intranet, kan CC Consult het bestuur bijstaan bij de begeleiding en implementatie ervan.